Projektkoordination ist immer dann angebracht, wenn sich Schnittstellen zwischen verschiedenen Bereichen eines Projekts ergeben.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Projekterfolg. So muss auch die Kommunikation in den Schnittstellen verschiedener Projektbereiche gewährleistet werden.
An der Stelle bietet es sich an, Projektkoordinator:innen einzusetzen, die sich darum kümmern, dass die betroffenen Schnittstellen miteinander vereinbar sind. Abstimmungen und Änderungen von Strukturen, müssen an alle betroffene Schnittstellen weitergegeben werden, damit jeder weiß, was sich wie geändert hat. Darum und unter anderem um die Koordination von Terminen etc. kümmern sich die Projektkoordinator:innen der Behrens Projektmanagement GmbH.

Handlungsbedarf:

Im Kundenprojekt war bereits ein Procurementplan vorhanden, mit dem sämtliche getätigte und die zu erwartenden (geplante, aber noch nicht getätigte Bestellungen)
hinterlegt sind.So hatte man bereits einen guten Überblick über alle, für das
Projekt relevanten, Beschaffungen und Bestellungen.

Angebote, Lieferscheine etc. wurden zentral und für sämtliche Projektbeteiligte zugänglich abgelegt.

Trotz des vorhandenen Procurementplan war es teilweise schwierig nachzuvollziehen, wann eine Bestellung an den Lieferanten rausgegangen ist, ob bereits eine Auftragsbestätigung vorliegt, ob die Bestellung bereits eingetroffen ist, wo die gelagert wird und ob diese gegebenenfalls bereits ausgelagert und auf die
Baustelle gebracht wurde.

Es musste eine Lösung her, die all diese Informationen gebündelt abbildet, damit Projektbeteiligte nicht mehr verschiedene Listen und Programme durchforsten mussten, auf der Suche nach dem Stand der Bestellung, sowie weiteren relevanten Informationen.

Projektkoordination durch Behrens Projektmanagement:

Der Procurementplan hat eine Umstrukturierung erfahren. Informationen, die nicht relevant waren, wurden entfernt. Dafür wurden neue Informationen eingefügt.  So konnte man nun anhand der Tabelle direkt auf das entsprechende Angebot zugreifen, da dieses direkt dort verlinkt war. Ebenso wurde das konkrete Datum der Bestellung eingefügt (vorher war lediglich das Datum ersichtlich, an dem der Bestellprozess in Gang gebracht wurde). Ebenso konnte man direkt auf die Auftragsbestätigung zugreifen, da diese ebenfalls direkt verlinkt wurde – zusätzlich wurde das entsprechende Lieferdatum eingetragen, um anhand dessen bei Lieferverzögerungen oder überschrittenen Lieferterminen besser/schneller handeln zu können.

Ebenfalls wurden Informationen eingefügt, die erhaltene Lieferungen betreffen. So konnte man nun dem Procurementplan ebenfalls entnehmen, dass die Lieferung (wenn das der Fall war) geliefert wurde und in welchem Lager sie sich auf welcher Palette befindet. Wenn etwas aus dem Lager ausgelagert und zur Baustelle gebracht wurde, wurde dies ebenfalls vermerkt.

So hatte man nun in einem Plan sämtliche relevanten Informationen direkt griffbereit und musste sich nicht mittels Angebotsnummer oder Bestellnummern durch verschiedene Programme durchforsten, sondern hatte alles auf einen Blick, einen Klick, griffbereit. Bestellungen können nun besser getrackt und auf Verzögerungen
kann schneller/besser reagiert werden.

Resümee:

Durch die Umstrukturierung des Procurementplans wurde der Bestellprozess bzw. der Nachverfolgungsprozess deutlich optimiert. Hier zeigt sich, dass ein neuer Blickwinkel oft neue Möglichkeiten hervorbringt. Manchmal braucht es gar nicht viel, um Prozesse zu verbessern, es reicht, wenn man die vorhanden Informationen neu
zusammenfasst. Genau das hat die Behrens Projektmanagement GmbH an der
Stelle getan.