In dem folgenden Projekt waren mehrere Standorte innerhalb und außerhalb von Deutschland eines Unternehmens beteiligt. Die Herausforderung für unsere Projektmanager:innen bestand darin, diese verschiedenen Schnittstellen und Stakeholder zu koordinieren, während das Projekt unter großem Druck stand und so schnell wie möglich abgeschlossen werden sollte.

Der hohe Druck führte dazu, dass verschiedene Stakeholder auch Aufgaben übernahmen, die in der Zuständigkeit von anderen lagen. Bei Problemen traten sie allerdings die Verantwortung wieder an die anderen Einheiten ab. So entstand ein großes Chaos, bei dem am Ende niemand wusste, welche Abteilung und welcher Standort entsprechende Aufgaben zu erfüllen hat und welche nicht. Die Unzufriedenheit wuchs und statt intensiver in den Austausch untereinander zu gehen, wurden die verschiedenen Stakeholder passiver oder verschwiegen wichtige Informationen.

Als Lösung wurden in einem Workshop ein projektspezifisches Organigramm, sowie eine RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) entwickelt. Das führte dazu, dass die Berichtswege untereinander eindeutig definiert und gelebt werden konnten. Zu Beginn musste das Chaos geordnet werden und die Einführung von klaren Strukturen stieß auf Missverständnis. Sobald die Themen allerdings komplexer wurden, hat das Team immer öfter auf die Zusammenstellungen zugegriffen, um verschiedene Sachverhalte systematisch behandeln zu können.

Nach und nach wurden die Konzepte verinnerlicht und die Abgrenzung der eigenen Funktion schaffte Klarheit und Entlastung für einzelne Projektmitglieder. Es ist nicht notwendig, für jedes Projekt eine RACI-Matrix oder ein Organigramm zu erstellen, vor allem nicht, wenn das Projektteam klein ist und sich untereinander kennt. In diesem Fall sind die Methoden allerdings genau richtig, um alle Projektmitglieder an jedem Standort koordinieren zu können und die Zufriedenheit im Team zu fördern.